マレーシアで日本企業が会社を設立する際など、新設するマレーシア法人の秘書役（予定）からCTC（Certified True Copy）を付与された、法人株主の会社プロフィールシート、代表者の任命書等の提出を求めらます。

この、CTCはマレーシアでは秘書役が書類に付与することができます。しかし、CTCという言葉自体が、日本では使われておらず秘書役という存在自体がありません。そのため、日本の親会社がCTC付与の要件を満たす書類をどのように準備すればいいのか困惑される方が多くおります。

結論、日本側でCTCの付与が必要な書類を準備する場合は”公証認証”の取得で、代用可能です。

マレーシアはハーグ条約（外国公文書の認証を不要とする条約）に非締結国ですので、アポスティーユの利用ができないため

公証認証には公証役場、日本国外務省、在日マレーシア大使館・領事館の認証過程を経る必要がございます。

日本企業がマレーシアで設立をする際は、マレーシアローカルが設立する際と異なり追加で以下の4つの書類が必要です。

そのうち、3つがCTCの付与が必要です。

1. CTC Certificate of Incorporation of Holding Company
2. CTC Reso / Letter to appoint Corporate Representative（マレーシアの法人秘書役が書類を準備→法人代表者署名）
3. CTC Corporate representative appointment certificate（マレーシアの法人秘書役が書類準備後→法人代表者が署名）

4. Reso Acquisition of Share in Subsi Company 

上記、1,2,3に公証認証を取得すために、日本側では

・会社登記簿謄本（英訳後）

・印鑑証明書（社印）

・秘書役より書類作成のための情報提供

（認証を外部委託する場合）
・委任状

・宣言書

の作成・準備が必要となります　

公証認証の取得には、約1週間で完了します。

日本の親会社に関わる書類で、CTCを付与するが必要な場合には、公証認証を行ってください。

以上、ご不明点等ございましたら、お問い合わせください。