メキシコで株主総会を開催する際には、代理人を立てて開催するケースが多いのではないでしょうか。
特に弁護士事務所やコンサルティング会社へ依頼する際には、それらのサポート会社が必要な書類を全て準備するため、駐在員や現地のメキシコ人も言われるがまま書類に署名をしていることが多々あります。

しかし、社内のコンプライアンスを考えれば、日本人駐在員としても、詳しい中身までを理解する必要はないかもしれませんが、各書類がどのようなものなのか位は知っておいた方が良いでしょう。

今回は、株主総会を開催した時に一般的に準備されている書類をまとめてみました。

【株主総会(議事録)】

西語：(ACTA)ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
英語：SHAREHOLDERS’ MEETING (MINUTES)

⇒開催した株主総会で決議された内容を議事録として残しているものとなります。

【株主総会出席者リスト】

西語：LISTA DE ASISTENCIA A LA ASAMBLEA DE ACCIONISTAS
英語：ATTENDANCE LIST TO THE SHAREHOLDERS’ MEETING

⇒年次株主総会に“出席した”者のリストとなります。
本来であれば株主が株主総会には参加しますが、委任状などによって代わりの者が参加していればその者の名前が記載されることになります。

【委任状】

西語： CARTA DE PODER
英語：PROXY LETTER

⇒株主が株主総会に参加できない場合、代理人を立てて同総会を開催する際に使用します。
つまり、株主自らが株主総会に参加するのであれば、委任状というものは存在いたしません。

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