ベトナム・ハノイ支部の小瀬です。

本日は、月末に退職される従業員の社会保険手続きにおいて、実務上見落とされがちな「手続きのタイムラグ」に起因する問題と、その具体的な解決策について解説いたします。本件は、元従業員と企業双方の予期せぬ不利益を回避し、人事部門の業務効率を向上させる上で重要なポイントとなります。

1. はじめに：実務上散見される手続き遅延の事例

ベトナムの人事ご担当者様は、月末退職者の社会保険手続きを迅速に進めたにもかかわらず、後日、元従業員や社会保険事務所から問い合わせを受けたご経験はないでしょうか。

典型的な例として、9月末退職の従業員に対し、10月上旬に「資格喪失届」を提出したケースを想定します。人事部門としては、これで手続きは完了したと認識します。 しかし後日、元従業員から「新保険制度への加入ができない」と連絡が入ると同時に、社会保険事務所からは「最終保険料が未納のため、資格喪失処理が完了していない」との照会を受ける、という事態が発生し得ます。

これは担当者の過誤ではなく、制度運用上の「タイムラグ」が引き起こす構造的な問題です。

2. 問題の構造分析：なぜ意図せぬ「保留」状態が発生するのか

この問題の核心は、「資格喪失届の提出タイミング」と「社会保険料の最終納付タイミング」との間に存在する制度上のギャップにあります。

• 企業側の実務プロセス 資格喪失届は退職後速やかに提出しますが、対象従業員の最終月分（例：9月分）の保険料は、規程通り翌月末（10月末）に他の在籍従業員分と合算して納付するのが一般的です。
• 社会保険事務所の審査基準 事務所側は、「資格喪失届」を受理しても、対象月の保険料納付が確認されるまで資格喪失手続きを完了させません。

この審査基準により、企業が10月上旬に届出をしても、10月末に保険料が納付されるまで約3週間の「保留」期間が発生し、これがトラブルの直接的な原因となります。

3. 手続き停滞がもたらす潜在的リスク

この「保留」状態は、元従業員と企業の双方にとって、看過できないリスクを内包しています。

• リスク①：元従業員の新制度への移行遅延 元従業員が国民健康保険や転職先の健康保険組合へ加入する際、「前職の資格が喪失されていない」ことを理由に手続きが停滞します。これにより新保険証の発行が遅延し、期間内に医療機関を受診した場合、医療費の一時的な全額自己負担を強いるリスクを生じさせます。
• リスク②：企業（人事部門）への業務影響 完了したと認識していた手続きに関し、社会保険事務所からの照会や元従業員からの問い合わせ対応が発生します。これにより、原因調査や再手続きといった非効率な事務的手戻りが生じ、予期せぬ管理コストが増大します。

4. 最も確実なリスク回避策：最終保険料の「当月納付」

上記のリスクを回避するための最も確実かつ合理的な解決策は、最終保険料の納付タイミングを前倒しすることです。

【具体的なアクションプラン】 月末退職者の最終月分社会保険料を、本来の納付期限（翌月末）ではなく、退職当月中に納付処理を完了させます。

このプロアクティブな措置を講じることで、社会保険事務所が資格喪失届を審査するタイミングには、既に最終月の保険料が納付済みとなります。結果として、手続きが「保留」されることなく、遅滞なく完了させることが可能となります。

5. 結論

月末退職者の社会保険手続きにおけるタイムラグは、元従業員の円滑な移行を妨げ、企業の管理コストを増大させる要因となり得ます。

最終保険料の「当月納付」という一歩進んだ対応は、元従業員に対する企業の誠実な配慮を示すと同時に、自社の事務処理を最適化し、リスクを未然に防ぐ上で極めて有効な手法です。

最終保険料の「当月納付」というプロアクティブな対応は、元従業員に対する誠実な配慮であると同時に、自社の事務処理を最適化する上でも極めて有効な手法です。

ぜひ、貴社の運用フロー見直しのご参考としていただけますと幸いです。

何か質問等ございましたら、ご質問いただけますと幸いです。